在专利申请的审查和专利权的维持过程中，当事人需要缴纳相关的专利费用。不可避免地，当事人会因为各种原因需要请求退回已缴纳的专利费用。虽然退款手续既不复杂也不繁琐，但是仍有相当数量的当事人不熟悉办理退款的手续，本文将为大家梳理请求退款的情形和办理退款手续的相关要求，为当事人答疑解惑。
我国专利法实施细则第九十四条第4款规定：“多缴、重缴、错缴专利费用的，当事人可以自缴费日起３年内，向国务院专利行政部门提出退款请求，国务院专利行政部门应当予以退还。”该条款是退款的原则，其规定了可以请求退款的专利费用类型和时间限制。我国《专利审查指南》第五部分第二章第4.2节详细规定了可以请求退款的情形和办理退款手续的相关要求。
为方便理解，笔者结合具体案例对相关内容进行介绍。假设在某专利申请（或专利）中，申请人（或专利权人）为甲、乙，委托的专利代理机构为丙，代理人为丁，缴款人于2015年1月12日缴纳了一笔专利费用C。当事人怎样才能成功地退回专利费用C的全部或者部分费用呢？当以下5个方面的要求全部满足时，当事人就可以成功办理退款手续。
当事人的资格
当事人即退款请求人只可以是缴款人、申请人（或专利权人）甲、申请人（或专利权人）乙或者专利代理机构丙。代理人丁以及其他方不可以作为退款请求人。
我国《专利审查指南》第五部分第二章第4.2.2.1节规定，退款请求人包括两种类型：
1.缴款人：缴纳该款项的人可以作为退款请求人。
2.非缴款人：申请人（或专利权人）、专利申请（或专利）中所委托的专利代理机构不是缴款人，当其声明是受缴款人委托办理退款手续时可以作为退款请求人。
应当注意的是，第2种类型的退款请求人中不包括专利申请（或专利）中所指定的专利代理人。因此，即使专利申请（或专利）中所指定的专利代理人声明受到缴款人的委托来办理退款手续，其也不具有请求退款的权利。实务中有不少退款请求是由专利申请（或专利）中所委托的专利代理机构提出的，但是声明中所陈述的内容却是缴款人委托专利代理人办理退款手续。这样的退款请求是不予批准的。这是因为专利代理机构没有受到缴款人的委托，其不具有请求退款的权利；而专利代理人无论如何都不具有请求退款的权利。还有一种情形需要注意：当缴款人是申请人（或专利权人）甲或者乙，退款请求人是专利代理机构丙时，虽然专利申请（或专利）中已有甲和乙委托丙的专利代理委托书，但是丙依然需要声明其是受甲或者乙的委托来办理退款手续。
目前还没有声明应当如何撰写的明确规定。基于“声明”的解释具有“公开”的涵义，并结合要办理的事宜，声明的形式应当是：在退款请求中明确写明具有“退款请求人受缴款人委托办理退款手续”意思的表述。
专利费用的要求
我国《专利审查指南》第五部分第二章第4.2.1.1节中规定，专利费用C的全部或者其中的一部分费用应当属于多缴、重缴或者错缴的专利费用。
1.多缴的专利费用。例如，实质审查费应当缴纳2500元，缴款人在规定期限内实际缴纳实质审查费3000元，当事人可以请求退回多缴纳的500元。但是，在费用减缓请求被批准之前已经按照规定缴纳的各种专利费用，即使当事人提出退款请求，专利费用也不予退回。
2.重缴的专利费用。例如，实质审查费应当缴纳2500元，缴费人A缴纳2500元后，缴费人B再次缴纳了2500元，当事人可以针对重复缴纳的2500元（缴费人B缴纳的费用）提出退款请求。
3.错缴的专利费用。例如，缴费人在缴纳费用时写错了专利费用种类或者申请号（或专利号）；缴费人在缴费期限内未足额缴纳专利费用或者过了缴费期限才缴纳专利费用，导致权利丧失；缴费人在权利丧失后缴纳了专利费用。当事人可以针对这些情形中所缴纳的专利费用提出退款请求。
此外，我国《专利审查指南》第五部分第二章第4.2.1.2节中规定了专利局应当主动退款的3种情形。当事人也可以针对属于这3种情形的专利费用提出退款请求。此种退款请求的提出时间不受我国专利法实施细则第九十四条第4款规定的3年期限的限制。
请求退款的时间
根据我国专利法实施细则第九十四条第4款的规定，当事人提出退款请求的期限应当是自缴费日起３年内，按上文示例（缴费日为2015年1月12日）即为2018年1月12日（含）之前。如果当事人超过3年期限才提出退款请求，专利费用将不予退回。
表格的填写
请求退款时，当事人应当提交意见陈述书（关于费用）表格，并且正确填写表格中的各项内容。如果相关信息填写不正确或者不准确，将不予退款或者无法顺利收到退款审
通知书和退款。当事人需注意以下事项：
1.在表格的相应栏中填写申请号（或专利号）、申请人（或专利权人）、发明名称，由当事人签字或者盖章。
2.写明请求退回的款项信息，例如缴费日期、费用种类、费用金额等。
3.写明收款人信息。通过邮局退款的，应当详细写明收款人的姓名或者名称、详细地址和邮政编码；通过银行退款的，应当详细写明收款人的姓名或者名称、开户行、账号。开户行应当注明所在的省、市，并且写到支行一级。收款人的资格没有限制，当事人可以自主选择方便可靠的收款人。
如果收款人信息填写得不准确，可能会导致退款不能被送达收款人。这种情况下，退款将会被退回到专利局暂存。如果当事人收到了准予退款的通知书，却迟迟没有收到退款，可以通过电话咨询或者再次提交退款请求。
4.写明退款审批通知书收件人信息。如果退款请求人不是申请人（或专利权人）、联系人、专利代理机构，或者当事人需要特定的人接收退款审批通知书，应当详细写明退款审批通知书收件人信息，即收件人、详细地址和邮政编码。如果收件人信息填写得不准确，退款审批通知书将无法顺利投递。
5.注意表格的类型。未委托专利代理机构的申请人（或专利权人）、专利申请（或专利）中所委托的专利代理机构请求退款时，应当根据专利申请（或专利）的类型提交相应类型的文件，即纸件申请提交纸件的表格，电子申请提交电子件的表格。
提交的证明文件
根据我国《专利审查指南》第五部分第二章第4.2.2.1节中的规定，请求退款时，当事人应当提交缴纳该专利费用的证明文件。如果当事人不能提供缴费证据，专利费用将不予退回。
证明文件主要有以下3种类型：专利局开出的费用收据复印件；邮局或者银行出具的汇款凭证原件；不能提供邮局或者银行的证明原件的，应当提供经出具部门加盖公章确认的或者经公证的复印件。鉴于证明文件的方便性和准确性，笔者建议当事人提交第1种类型的证明文件。
